Simpel je administratie opzetten als ZZP-er | 2024

Als ondernemer kun je er niet omheen: je administratie bijhouden en belastingaangifte doen horen er nu eenmaal bij. Is boekhouden nieuw voor je? Dan kan het in het begin wat onwennig voelen. Maar geen zorgen, we helpen je graag op weg! In deze blog lees je alles wat je moet weten over belastingen, het doen van je btw-aangifte, het bijhouden van een goede administratie en het kiezen van de juiste boekhoudsoftware. Zo wordt het een stuk makkelijker.

Wat houdt een zakelijke administratie in?

Het opzetten en bijhouden van een zakelijke administratie betekent dat je alle financiële gegevens van je bedrijf verzamelt en overzichtelijk vastlegt. Dat is niet alleen handig omdat de Belastingdienst er altijd om kan vragen, maar ook voor jezelf. Met een goed georganiseerde administratie heb je altijd zicht op je omzet, uitgaven en cashflow. Zo kun je als ondernemer snel inspelen op wat goed gaat en waar het misschien wat minder loopt, zodat je tijdig kunt bijsturen waar nodig.

Waarom is het belangrijk om de administratie bij te houden?

“Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker” zoals de Belastingdienst zelf zegt. Voor ondernemers betekent dit dat het bijhouden van een zakelijke administratie verplicht is. Net als iedere volwassene in Nederland moet je inkomstenbelasting (IB) aangeven, en de Belastingdienst gebruikt je bedrijfsgegevens om te controleren of je aangifte klopt.

De Belastingdienst stelt bepaalde eisen aan je administratie, en deze kunnen per branche verschillen. Voor een zakelijke dienstverlener moet de boekhouding bijvoorbeeld bevatten:

• Een urenregistratie
• In- en verkoopfacturen
• Bankafschriften
• Een overzicht van reiskosten
• Een rittenregistratie
• Kassabonnen.

Belangrijke begrippen die je vaak zult tegenkomen tijdens het doen van de administratie

Wat zeg je? Voor iemand die geen financiële studie heeft gedaan, is het logisch dat sommige begrippen niet eenvoudig in de oren klinken. Daarom hebben wij voor jou een overzicht gemaakt van alle begrippen die je zult tegenkomen, wanneer jij je administratie uitvoert.

• Crediteuren: Dit zijn geldeisers, jij moet deze partij nog gaan betalen. Dit komt voor als jij koopt of afbetaling of als jij achteraf betaald.
• Debiteuren: Dit zijn afnemers van wie jij nog geld dient te ontvangen. Dit geld heb je dus nog te goed.
• Activa: Activa is een ander woord voor bezittingen. Hiermee wordt de waarde van je bezittingen uitgedrukt in geld. Voorraad en machines vallen onder de activa.
• Passiva: De passiva is eigelijk het tegenovergestelde van activa, dit heeft namelijk betrekking op onder andere leningen. Dit kunnen kortlopende leningen zijn, maar ook langlopende leningen. Deze leningen verricht jij door te investeren in je onderneming.
• Jaarrekening: De jaarrekening is een financieel eindverslag van je onderneming. In het begin van het nieuwe jaar wordt deze vaak verwerkt. Zo kun je zien hoe jouw onderneming heeft gedraaid het afgelopen boekjaar.
• Liquiditeit: Dit geeft de mate aan waarin jij kan voldoen aan je lopende betalingsverplichtingen.
• Balans: Een balans is een overzicht van de activa (bezittingen) en passiva (schulden). Ook het EV (Eigen Vermogen) is hier een onderdeel van. Het eigen vermogen staat aan de kant van de passiva.
• Btw: Belasting, ook wel belasting toegevoegde waarde.
• IB-aangifte: Inkomstenbelasting aangifte, waarbij je belasting betaald over je inkomen.
• Jaarverslag: Een verslag van het boekjaar, vaak wordt er verwezen naar de jaarrekening. Het jaarverslag geeft textueel een samenvatting neer van het boekjaar, ook worden er in het jaarverslag vaak de toekomstplannen besproken van de onderneming.

Welke belastingen zijn relevant voor ondernemers?

Inkomstenbelasting

Als ondernemer van een VOF of een eenmanszaak betaal je belasting over je winst via de inkomstenbelasting. Eerst tel je al je bedrijfsinkomsten bij elkaar op. Deze inkomsten vallen in drie verschillende boxen.

De 3 boxen (groepen) onderscheiden zich van elkaar door de verschillende tarieven. Voor de inkomenstenbelasting zijn deze dus verdeeld, met ieder een eigen tarief:

• Box 1: Belastbaar inkomen uit werk en woning (winst uit onderneming, loon, uitkering, fooien)

• Box 2: Belastbaar inkomen uit aanmerkelijk belang (verkoopwinst op aandelen, dividend)

• Box 3: Belastbaar inkomen uit sparen en beleggen (spaargeld, aandelen, tweede woning)

Hoe het werkt? Als je al jouw bedrijfsinkomsten bij elkaar hebt opgeteld, trek je de zakelijke kosten hiervan af. Denk hierbij aan jouw telefoon(abonnement), leaseauto, laptopreparaties en de onderhoud van jouw website. Wat je daarna overhoudt, is je winst uit onderneming. Over dit bedrag betaal je belasting, maar let op: niet voordat je de belastingvoordelen hebt afgetrokken. Dit kan best complex zijn, dus als je er niet uit komt raden wij je ten zeerste aan om een boekhouder in te schakelen.

Omzetbelasting (BTW)

Omzetbelasting is de belasting die jij betaald over jouw behaalde omzet. BTW staat voor: Belasting toegevoegde waarde. Dit is hetzelfde als de omzetbelasting. De omzetbelasting wordt vaak per kwartaal betaald, maar dit kun je ook per maand of per jaar doen. Het is belangrijk dat je bij het indienen van je omzet, niet te laat bent. De belastingdienst kan jou hier namelijk voor beboeten. Er zijn verschillende BTW-tarieven in Nederland, namelijk: 21% (standaardtarief), 9% en 0%. Let op: Er komen ook situaties voor waarbij er een vrijstelling is.

Wil jij er zeker van zijn dat jouw btw-aangifte altijd op tijd wordt gedaan? Gebruik dan de Btw-alert app van de Belastingdienst. Hierbij hoef je maar één keer jouw omzetbelastingnummer in te vullen, evenals de aangiftedatums en de belastingkenmerken. Vervolgens kan je met de app het volgende doen:

• Een herinnering sturen wanneer je aangifte moet doen
• Een agenda-item in je mobiele telefoon plaatsen
• Betalingskenmerken opzoeken als je moet betalen

Deze app kun je ook gebruiken wanneer je meerdere bedrijven hebt, ook als deze verschillende aangiftetijdvakken hebben. Download de app (IOS) (Android) vandaag nog en voorkom dat je te laat bent met je aangifte.

Vennootschapsbelasting

Ondernemers die geen eenmanszaak en geen VOF hebben, hebben hoogstwaarschijnlijk een BV (Besloten Vennootschap) of een NV (Naamloze Vennootschap). Dit zijn de grotere bedrijven en zij betalen 20% vennootschapsbelasting tot 200.000 euro, daarboven is het belastingpercentage 25%.

Het boekhoudproces

Om een gestructureerde administratie te waarborgen, is het belangrijk dat je een georganiseerd proces hebt.

1. Factuur sturen naar de klant
2. De klant betaald de factuur
3. Verwerking van de betaling in de administratie
4. BTW-aangifte doen
5. Jaarrekening opstellen
6. IB-aangifte doen

Let op! De bovenstaande stappen gelden ook als jij de betaler bent voor de factuur, in plaats van de ontvanger.

Wat heb je nodig om jouw administratie soepel te laten voorlopen als ondernemer?

1. Zakelijke rekening

Veel boekhouders raden aan om direct een zakelijke rekening te openen wanneer je een bedrijf start. Het belangrijkste voordeel hiervan is dat je privé- en zakelijke uitgaven goed van elkaar kunt scheiden: wat het bijhouden van je administratie een stuk overzichtelijker maakt. Door een aparte rekening voor je bedrijf weet je precies welke facturen al zijn betaald, welke kosten je hebt gemaakt en kun je eenvoudig de btw en andere zakelijke verplichtingen bijhouden. Daarnaast zorgt een zakelijke rekening voor een professionele uitstraling richting klanten en leveranciers, wat kan bijdragen aan het vertrouwen in jouw bedrijf en mogelijk zelfs nieuwe zakelijke kansen oplevert. Het is dus niet alleen praktisch, maar ook strategisch slim om direct een zakelijke rekening te openen.

2. Software voor je administratie

Voorheen gebruikte ondernemers vaak Excel om hun boekhouding bij te houden, dit is niet langer meer nodig, want er zijn veel handige tools die dit beter kunnen. Hierdoor heb jij meer tijd over voor andere taken en heb je bovendien meer overzicht.

Online boekhoudpakketten is het beste wat je als ondernemer in huis kunt hebben. Hierin leg je dus snel en eenvoudig zaken vast, waarbij je ook een goed overzicht hebt. Het grote voordeel van deze online boekhoudpakketen is ook dat het gebruiksvriendelijk is. Je hoeft dus niet een register accountant te zijn om hier mee te kunnen omgaan, fijn toch? Wij hebben hier al een blog over geschreven, dus voel je vrij om die te lezen!

Wat kun je allemaal vastleggen in een online boekhoudpakket? Best veel. We hebben hier een aantal voorbeelden voor jou:

• Inkoop: Facturen, bonnetjes van inkopen, kosten voor je website, je internetabonnement, de aanschaf van een machine.:
• Verkoop: Dit zijn de facturen die je verstuurd aan al jouw klanten en opdrachtgevers
• Banktransacties: Alle bij- en afschrijvingen van jouw zakelijke inkomsten en uitgaven. Tip: Kies voor een boekhoudpakket dat automatisch wordt gekoppeld aan een zakelijke rekening, een bekend voorbeeld is Knab.
• Kilometrerregistratie: Dit is optioneel, maar als jij een auto of een bus gebruikt om jouw werk te kunnen uitvoeren, is het handig om te registreren welke ritten zakelijk en welke privé zijn. Zakelijke kilometers tellen als een aftrek kostenpost, en kunnen je dus geld schelen!
• Urenregistratie: Ook dit is optioneel, maar het is belangrijk dat je een overzicht hebt van directe- en indirecte uren. Ook hier zijn veel apps voor.

Tips

Tip 1: Maak een back-up van je administratie

Wij moedigen je aan om een back-up te maken van jouw administratie. Zo voorkom je dat alles ‘kwijt’ is als er wat gebeurd met de Software of je laptop. Doe dit via een Cloud oplossing, zoals Google Drive of Dropbox. Ook kun je dit zelf doen met behulp van een externe hardeschijf.

Tip 2: Kies een online boekhoudtool

Een online boekhoudtool maakt het een stuk eenvoudiger om je administratie zelf bij te houden. Het is wel belangrijk om de tijd te nemen om de juiste keuze te maken, want er zijn veel verschillende opties beschikbaar. Wist je dat de functies per tool flink kunnen verschillen? Sommige bieden extra mogelijkheden, zoals voorraadbeheer, wat handig is voor winkels, maar voor een freelancer die op uurbasis werkt is dit meestal niet nodig. Uiteraard geldt: hoe meer functies, hoe hoger de prijs. Wij hebben een blog voor je gemaakt met de beste boekhoudpakketen op de markt, zodat jij een juiste keuze kunt maken.

Het belangrijkste is dat je een tool kiest die voor jou prettig werkt, omdat iedereen andere voorkeuren heeft. Veel boekhoudpakketten bieden een gratis proefperiode, zodat je zelf kunt uitproberen welke het beste bij jouw manier van werken past. Wij moedigen je aan om ook eerst gebruik te maken van een gratis proefperiode, voordat je een jaarabonnement afsluit. Zo kun je veel online boekhoudpakketen proberen, zonder dat je direct ergens aan vast zit. Fijn toch?

Wij wensen je in ieder geval veel succes met het inrichten van je eigen administratie als je van plan bent om dit zelf te gaan doen. En anders, een boekhouder is ook niet verkeerd!

Organiseer jij je administratie al zelf? Laat het ons weten!